Памятка при получении груза от поставщика
В статье расскажем как правильно получать груз от поставщика. Информация будет полезна тем, кто забирает товар на терминалах в транспортных компаниях или получает у "дверей" своего магазина или склада.
Как мы работаем над заказом на складе
В начале расскажем о работе на нашем складе по сборке и упаковке груза.
Собираем заказ
От 0,5 до 1 часа (в зависимости от объема заказа) кладовщик набирает товар из списка заказа.
Проверяем собранный заказ
Контролер проверяет соответствие товара накладной (20-40 минут): визуально и сканером через терминал 1с, чтобы минимизировать человеческий фактор.
Проверяем на качество и упаковываем под камерой
Мы тщательно пакуем каждую снасть. Товар внутри коробки пакуем в полиэтиленовый пакет и пломбируем пластиковой пломбой с оригинальным номером. Внутрь упаковки вкладываем товарно-транспортные накладные. Коробки запечатываем скотчем с логотипом "Piranya".
Сборка заказа снимается на видео
Процесс сборки заказа от начала до конца (в среднем 30 мин.) записывается на видео в HD-качестве. Так мы уверены, что вы получите заказ полностью, аккуратно и тщательно упакованным. Вы можете запросить запись, чтобы увидеть, что именно положили в коробку и в каком виде она покинула нашу компанию.
Грузим и отправляем товар
Погрузка товара и отправка занимает 20 минут. Малогабаритные заказы грузятся вручную, а большие заказы при помощи спец. техники. При этом мы обязательно обернем коробки пленкой, что бы они не рассыпались в дороге.
Получение товара
А теперь перенесемся в день, когда вам позвонили из транспортной и сказали, что посылка прибыла, можно забирать. Если встречаете груз не сами – распечатайте памятку и дайте с собой новому или не опытному сотруднику.
1. Проверка груза при получении
При получении проверьте количество мест, наличие механических повреждений и нарушений целостности упаковки. Сфотографируйте состояние коробок в любом случае.
Ставьте подпись ТОЛЬКО после осмотра груза, он должен быть в надлежащем состоянии.
Чек-лист:
☑ Проверить количество мест
☑ Проверить на механические повреждения или нарушение целостности упаковки
☑ Сделать фото упаковки (в любом случае)
☑ Если все хорошо — поставить подпись
2. Количество мест не соответствует товарно-транспортным накладным
2.1. Определите номера отсутствующих мест и перечень товаров, входивших в них, по сопроводительным документам и этикеткам на упаковке каждого из мест.
2.2. Сделайте запись в товарно-транспортных документах о принятом количестве мест.
2.3. Потребуйте от администрации терминала транспортной компании составления коммерческого акта, в котором укажите:
— номер получаемого заказа
— количество и состояние упаковок
— наличие на них признаков повреждения или вскрытия
— описание внешнего вида упаковки
— перечень отсутствующих мест заказа
Чек-лист:
☑ Определить номера отсутствующих мест и перечень товара
☑ Сделать запись в товарно-транспортных документах
☑ Составить коммерческий акт
3. Нарушена целостность упаковки
3.1. Осмотрите груз на предмет возможных мест вскрытия упаковки, хищения или повреждения товара. Если коробка помята, возможны повреждения груза. Если коробка запечатана как попало, обмотана "чужим" скотчем или стрейч-пленкой поверх скотча "Piranya" – коробку вскрывали.
3.2. В присутствии сотрудников компании перевозчика вскройте упаковку и проверьте товар на соответствие информации, указанной в сопроводительных накладных. Сфотографируйте состояние товара в коробке.
3.3. Сделайте запись в товарно-транспортных накладных о состоянии принятого груза.
3.4. Потребуйте от администрации терминала транспортной компании составления коммерческого акта, в котором укажите:
— номер получаемого заказа
— количество и состояние упаковок
— наличие на них признаков повреждения или вскрытия
— описание внешнего вида и перечень отсутствующих или поврежденных товаров
Чек-лист:
☑ Осмотреть груз на предмет возможных мест вскрытия и т.д.
☑ Вскрыть упаковку в присутствии сотрудников компании и проверить наличие товара по документам
☑ Сфотографировать состояние товара в коробке
☑ Сделать запись в товарно-транспортных накладных о состоянии принятого груза
☑ Составить коммерческий акт
4. Официальная претензия в адрес компании перевозчика
4.1. После составления коммерческого акта оформите официальную претензию в адрес компании перевозчика на имя генерального директора с указанием сути претензии.
4.2. Приложите к претензии копии документов, которые подтверждают стоимость и принадлежность груза (счета-фактуры, товарные накладные, сертификаты), а также коммерческий акт выдачи груза.
4.3. Отправьте претензию и копии в претензионный отдел филиала компании перевозчика, в котором получали груз.
ВНИМАНИЕ! Не забирайте испорченный груз, не подписывайте передаточные документы и не соглашайтесь на улаживание проблем в частном порядке после вывоза груза со склада! После получения груза риски переходят к получателю, а транспортная компания имеет необходимые юридические основания отказать в иске о возмещении ущерба.
Чек-лист:
☑ Оформить официальную претензию в адрес компании перевозчика
☑ Приложить к претензии копии документов: счета-фактуры, товарные накладные, сертификаты, а также коммерческий акт о выдачи груза
☑ Отправить претензию и копии в претензионный отдел филиала компании перевозчика
Проблемы при приёмке товара
Коробки целы, упаковка не нарушена, но при приёмке товара в магазине обнаружили, что товар повреждён или нашли недостачу либо пересортицу. Проблема решаема. Ваши действия:
1.1. Заявление поставщику о повреждении груза, обнаруженное при приёмке товара, составьте не позднее 3-х дней со дня получения посылки.
1.2. Для составления заявления:
— сделайте фото поврежденного товара— предъявите претензию поставщику (укажите характер повреждений)
Чек-лист:
☑ Составить претензию поставщику о несоответствии груза (брак, некомплект, пересортица, повреждение) не позднее 3-х дней со дня получения посылки
